Retainer oder Einmalprojekt: Was ist für eine Firma mit 20 Beschäftigten günstiger?

Es gibt zwei Wege, dasselbe zu kaufen. Erstens: einmal für ein Projekt zahlen und ein funktionierendes System bekommen. Zweitens: monatlich zahlen und ein System bekommen, das weiterläuft. Der Unterschied liegt nicht im Preis. Er zeigt sich im vierten Monat.

Was der Markt zeigt

Von fünfzehn geprüften deutschsprachigen Unternehmen veröffentlicht eines eine klare Monatsstaffel. Die übrigen verkaufen einen Einmalauftrag. Er lässt sich leichter verkaufen und leichter abschließen.

Die Rechnung für ein Jahr

Nehmen wir eine Firma mit zwanzig Beschäftigten und eine Aufgabe: Anfragen automatisch entgegennehmen und sortieren.

Auf dem Papier ist das Projekt nur halb so teuer. Der Unterschied steckt in den Zeilen mit „separate Rechnung“.

Wann ein Einmalprojekt die richtige Wahl ist

Ehrlich gesagt: Nicht immer braucht es einen Retainer. Ein Projekt ist gerechtfertigt, wenn:

• die Aufgabe einmalig ist und keine externen Dienste einbindet, zum Beispiel das Ordnen eines Dokumentenarchivs;
• Sie eine eigene technische Fachkraft haben, die das System danach betreut;
• Sie einen Dienstleister erst testen und sich vor dem ersten Ergebnis nicht binden wollen.

Der letzte Punkt ist gängige Praxis. Eine sinnvolle Reihenfolge: ein kleiner, bezahlter Pilot, und erst danach die laufende Betreuung.

Wie Sie einen echten Retainer von einer Pauschale für nichts unterscheiden

Im Vertrag muss stehen, was Sie jeden Monat konkret bekommen. Eine brauchbare Formulierung enthält:

• Überwachung: Wer bemerkt, dass ein Ablauf stehen geblieben ist, und wie;
• Reaktionszeit bei einem Ausfall;
• den Umfang an Änderungen, der im Monatspreis enthalten ist;
• einen Bericht mit Zahlen: wie viel in dem Zeitraum durch das System gelaufen ist.

Ist davon nichts beschrieben, bezahlen Sie nur dafür, dass Sie Ihren Dienstleister anrufen dürfen.