Was kostet die KI-Einführung in einem kleinen Unternehmen in Deutschland?

Das ist die erste Frage, die jeder Inhaber stellt, und kaum jemand beantwortet sie direkt. Wir haben 28 Unternehmen geprüft, die Firmen in Deutschland die KI-Einführung verkaufen: 15 deutschsprachige und 13 russischsprachige. Nur vier veröffentlichen ihre Preise auf der Website. Die übrigen bieten eine „kostenlose Erstberatung“ an, in der Ihnen der Preis erst persönlich genannt wird.

Im Folgenden die realen Zahlen: was der Markt verlangt, woraus sich die Summe zusammensetzt und wie viel ein Betrieb mit 10 bis 25 Beschäftigten sinnvollerweise zahlt.

Was jene verlangen, die ihre Preise nicht verstecken

Zwischen unterstem und oberstem Tagessatz liegt fast das Vierfache. Das erklärt sich nicht durch Qualität, sondern durch Positionierung. Der Generalist nimmt 800 € und macht alles Mögliche. Der Spezialist, der so etwas schon in Ihrer Branche aufgesetzt hat, nimmt 2.500 € und schafft an einem Tag, wofür der Generalist eine Woche braucht.

Woraus sich der Preis zusammensetzt

Eine Einführung heißt fast nie nur „KI installieren“. Ein realistisches Angebot sieht so aus:

• Prozessanalyse: 1 bis 3 Tage. Was wird heute von Hand erledigt, wie lange dauert es, und was lohnt sich überhaupt anzufassen? Diesen Schritt zu überspringen, kommt teurer, als ihn zu machen.
• Einrichtung und Anbindung: der größte Posten. Verbunden wird, was Sie schon haben: Kasse, CRM, E-Mail, Messenger, Lager.
• Schulung der Mitarbeiter: ein unterschätzter Posten. Ein System, das die Belegschaft nicht nutzt, bringt so viel wie gar keines.
• Betreuung: monatlich. Schnittstellen brechen lautlos: Ein Dienst ändert seine API, ein Token läuft ab, und alles steht, ohne dass eine einzige Fehlermeldung erscheint.

Wie viel ein Betrieb mit 10 bis 25 Beschäftigten sinnvollerweise zahlt

Direkte Statistiken zu dieser Betriebsgröße gibt es weder bei der KfW noch beim Statistischen Bundesamt (Destatis): Beide teilen ihre Stichprobe in „bis 5 Beschäftigte“ und „ab 50“. Wir orientieren uns daher an dem, was solche Betriebe schon für vergleichbare Dinge zahlen: Kassensystem, CRM, eine Agentur in laufender Betreuung.

Die Obergrenze nennen Anbieter gern, weil sie in der Präsentation gut aussieht. In der Praxis braucht ein Betrieb mit zwanzig Leuten einen funktionierenden Prozess, keine Konzernplattform.

Und die Förderung?

Hier müssen wir Sie enttäuschen. Im Jahr 2026 sieht es so aus:

• go-digital und Digital Jetzt sind beendet.
• Digitalbonus gibt es noch in Bayern, in den übrigen Bundesländern greift er nicht.
• BAFA (Förderung unternehmerischen Know-hows) läuft bis 31.12.2026, doch der Zuschuss ist auf 1.750–2.800 € gedeckelt und deckt nur das Beraterhonorar, nicht die Software und nicht die Umsetzung selbst.

Auf den Beratungsteil gibt es also einen Nachlass, auf die Arbeit nicht. Wenn man Ihnen verspricht, „der Staat zahlt die Hälfte der Einführung“, lassen Sie sich zeigen, welches Programm das tatsächlich tut.

Warum die Preisfrage so drängt

Weil der Markt zwar begriffen hat, dass es KI gibt, aber kaum jemand den Schritt schon getan hat.

Ein ähnliches Bild zeigt sich in der gesamten Wirtschaft: KI nutzen 23 % der kleinen Unternehmen (10–49 Beschäftigte), bei den großen sind es 57 %. Und laut KfW hat knapp drei Viertel (73 %) der Mittelstandsunternehmen mit abgeschlossenen Digitalisierungsvorhaben weniger als fünf Beschäftigte; auf sie entfällt rund ein Viertel aller Ausgaben für Digitalisierung.

Das heißt im Klartext: Kleine Unternehmen bewegen sich häufiger als große, aber jeder ihrer Schritte ist klein. Der richtige Preis ist deshalb nicht ein einzelnes großes Projekt, sondern eine tragbare Summe mit einem klaren Ergebnis.

Was Sie mit diesem Wissen tun können

So zahlen Sie am sichersten nicht zu viel: Bitten Sie darum, das Angebot in vier Teile aufzuschlüsseln, nämlich Analyse, Umsetzung, Schulung und Betreuung, und jeden Teil einzeln zu beziffern. Weigert sich der Dienstleister, zahlen Sie nicht für Arbeit, sondern für Nebel.